Polityka prywatności AppointHero
Wersja 1.2
Data publikacji: 17 października 2026 r.
1. Kto odpowiada za dane osobowe?
Administratorem danych osobowych związanych z prowadzeniem kont, obsługą platformy, rozliczeniami, kontaktem sprzedażowym i korespondencją z AppointHero oraz korzystaniem z publicznego asystenta strony AppointHero jest:
Paweł Walasek, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod nazwą AppointHero.
Adres kontaktowy: ul. Modzelewskiego 94/49, 02-679 Warszawa
E-mail: kontakt@appointhero.com
Strona: https://www.appointhero.com
W przypadku danych klientów salonów, które są przetwarzane podczas korzystania z chatbotów, rezerwacji i zgłoszeń, administratorem jest co do zasady dany salon. AppointHero przetwarza te dane w imieniu salonu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
2. Jakie dane przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z usługi:
- Dane konta: imię, nazwisko, e-mail, nazwa salonu, telefon, adres, hasło przechowywane w postaci zabezpieczonego skrótu, dane weryfikacji i odzyskiwania konta oraz data i godzina akceptacji DPA w UTC i wersja zaakceptowanej umowy.
- Dane rozliczeniowe: identyfikatory klienta i subskrypcji Stripe, informacje o planie, statusie płatności i okresie rozliczeniowym.
- Dane salonu: opis działalności, usługi, ceny, godziny otwarcia, materiały i ustawienia chatbota.
- Dane klientów salonów: treści rozmów, imiona, numery telefonów, opcjonalne adresy e-mail, terminy rezerwacji i zgłoszenia kontaktowe.
- Przesłane pliki: logotypy, ikony i inne dopuszczone materiały graficzne. Pliki udostępniane jako zasoby publiczne mogą być dostępne poprzez bezpośredni adres URL.
- Dane bezpieczeństwa: informacje o logowaniach, próbach uwierzytelniania, zdarzeniach systemowych i identyfikatory służące przeciwdziałaniu nadużyciom.
- Historia wykorzystania okresu próbnego: zabezpieczony kryptograficznie identyfikator HMAC powiązany z adresem e-mail. Jest to dana pseudonimizowana, a nie całkowicie anonimowa.
- Dane korespondencji i kontaktów sprzedażowych: imię, adres e-mail, temat i treść wiadomości przekazane w formularzu kontaktowym oraz informacje dobrowolnie podane w dalszej korespondencji. Formularz przekazuje wiadomość pocztą elektroniczną; jego obsługa nie tworzy osobnego rekordu kontaktu w bazie aplikacji.
- Dane publicznego asystenta AppointHero: wiadomości użytkownika i przekazany kontekst rozmowy, wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi o usłudze.
Użytkownicy mogą samodzielnie zamieścić w rozmowie dane szczególnych kategorii, np. dotyczące zdrowia. AppointHero nie wymaga ich podawania.
3. Cele i podstawy przetwarzania
AppointHero przetwarza dane na własne potrzeby w celu:
- zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z platformy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy;
- realizacji obowiązków prawnych, w tym właściwych obowiązków rozliczeniowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; zakres i czas przechowywania wynikają z przepisów właściwych dla operatora;
- zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń, ochrony przed nadużyciami, przeciwdziałania wielokrotnemu wykorzystywaniu triala i dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionymi interesami są ochrona usługi i użytkowników, egzekwowanie zasad triala oraz ochrona praw operatora;
- odpowiedzi na zapytania o ofertę i podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby zainteresowanej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; obsługi pozostałej korespondencji, kontaktów z przedstawicielami salonów i publicznego asystenta strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w interesie sprawnej komunikacji i udzielania informacji o AppointHero;
- działań opartych na zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO wyłącznie wtedy, gdy odrębna zgoda rzeczywiście została uzyskana dla wskazanego celu. Akceptacja DPA jest zawarciem umowy, a nie zgodą na przetwarzanie danych w rozumieniu RODO.
W odniesieniu do danych klientów salonów przetwarzanych w chatbotach, rezerwacjach i zgłoszeniach AppointHero działa co do zasady na udokumentowane polecenie salonu jako podmiot przetwarzający. Salon odpowiada za ustalenie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych swoich klientów.
4. Sztuczna inteligencja
Chatboty AppointHero korzystają z modeli AI udostępnianych przez Groq.
W celu wygenerowania odpowiedzi do Groq mogą być przekazywane:
- bieżąca wiadomość użytkownika;
- wybrane wcześniejsze wiadomości z rozmowy;
- odpowiednie informacje o salonie, np. usługi, ceny, godziny otwarcia i odpowiedzi na pytania.
AppointHero stosuje mechanizmy ograniczające przekazywanie niektórych danych osobowych, jednak nie zapewniają one pełnej anonimizacji.
Oryginalne wiadomości mogą być przechowywane w bazie danych AppointHero. Nie należy przekazywać chatbotowi informacji szczególnie wrażliwych, jeśli nie jest to konieczne.
AppointHero nie jest przeznaczony do zbierania informacji o zdrowiu lub innych danych szczególnych kategorii. W razie ich przypadkowego przekazania należy zgłosić zdarzenie na kontakt@appointhero.com, bez ponownego przesyłania wrażliwej treści. AppointHero ogranicza dostęp i dalsze wykorzystanie ujawnionych informacji, a w przypadku chatbota salonu przekazuje zgłoszenie właściwemu administratorowi. Salon ustala podstawę ewentualnego dalszego przetwarzania i wydaje dyspozycję usunięcia lub innego zgodnego z prawem postępowania. Bez odpowiedniej podstawy dane nie powinny być dalej wykorzystywane. Jeżeli trafiły do dostawcy AI lub poczty, postępowanie obejmuje również kontakt z tym dostawcą. Samo zamieszczenie informacji w rozmowie nie oznacza wyrażenia wyraźnej zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych.
5. Dostawcy usług
W celu świadczenia usługi korzystamy z następujących dostawców:
- Railway Corporation — hosting aplikacji, baza danych i pliki uploadów;
- Groq — generowanie odpowiedzi AI na podstawie wiadomości i wybranego kontekstu;
- Stripe — obsługa płatności, danych klienta rozliczeniowego i subskrypcji; dane płatnicze podawane w Stripe Checkout są obsługiwane przez Stripe, a AppointHero zapisuje identyfikatory i stan rozliczeń;
- Plus Five Five, Inc. (Resend) — wysyłka wiadomości weryfikacyjnych i resetowania hasła, powiadomień o rezerwacjach i prośbach o kontakt oraz wiadomości z formularza kontaktowego; dostawca otrzymuje adresy odbiorców i treść wiadomości;
- Cloudflare CDN (cdnjs) i zewnętrzne serwery zasobów — pobieranie wybranych ikon widgetu i zasobów wskazanych w konfiguracji salonu; bezpośrednie żądania przeglądarki mogą ujawniać serwerowi adres IP i dane techniczne żądania.
Cloudflare R2 nie jest obecnie potwierdzonym miejscem przechowywania kopii AppointHero.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Aplikacja i baza danych AppointHero są utrzymywane w Railway w regionie US East, w Stanach Zjednoczonych. Operator potwierdził podpisanie z Railway DPA i standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (SCC).
Groq i Resend publikują standardowe DPA przewidujące SCC dla odpowiednich transferów. Jest to informacja o treści warunków dostawców, a nie potwierdzenie objęcia konkretnego konta AppointHero tymi warunkami. Faktyczne zastosowanie podstaw transferu do kont Groq, Resend i Stripe oraz wszystkich odbiorców zasobów zewnętrznych nie zostało potwierdzone w dostępnych materiałach. Nie deklarujemy niezweryfikowanych zabezpieczeń ani przechowywania wszystkich danych w Unii Europejskiej.
Informacje o potwierdzonych zabezpieczeniach transferu oraz sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać pod adresem kontakt@appointhero.com.
7. Okres przechowywania danych
Ważność tokenu lub próg w skrypcie czyszczącym nie oznacza automatycznego usunięcia zapisanych danych. Usuwanie realizowane jest ręcznie zgodnie z poniższymi kryteriami; cykliczne wykonywanie skryptu retencji nie zostało potwierdzone.
| Dane | Okres albo kryterium przechowywania |
|---|---|
| Dane konta i ustawienia salonu | Przez czas świadczenia usługi. Po zakończeniu współpracy usuwane po rozliczeniu zwrotu danych i zobowiązań; pozostają jedynie dane potrzebne do obowiązków prawnych lub konkretnych roszczeń. Nie oznacza to automatycznej kasacji konta po wygaśnięciu abonamentu. |
| Rozmowy, rezerwacje, zgłoszenia i powiązane uploady salonu | Według udokumentowanych poleceń salonu i potrzeb obsługi wizyt lub zgłoszeń. Po zakończeniu usługi zwrot w XLSX lub usunięcie następuje zgodnie z DPA 1.1: do 30 dni od zakończenia usługi, gdy dyspozycję przekazano wcześniej, albo od otrzymania późniejszej dyspozycji. Po zwrocie usuwane są pozostałe dane i uploady. |
| Wiadomości kontaktowe i zapytania sprzedażowe | Do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia danego zapytania lub negocjacji. Po zamknięciu pozostają tylko wiadomości stanowiące dokumentację zawartej umowy albo niezbędne do konkretnego obowiązku prawnego lub sporu. Nie są zachowywane bezterminowo wyłącznie na potrzeby przyszłej sprzedaży. |
| Dokumentacja rozliczeń | Przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rozliczeniowe właściwe dla operatora; informacje dodatkowe, niewymagane tymi przepisami, usuwa się po rozliczeniu zobowiązań. |
| Dowód akceptacji DPA i niezbędna dokumentacja umowy | Przez czas umowy, a następnie w zakresie potrzebnym do wykazania jej zawarcia i wykonania — do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. W razie sporu tylko niezbędne dane pozostają do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. |
| Dane bezpieczeństwa i logi | Do zakończenia działania ograniczenia, wyjaśnienia konkretnego incydentu lub rozpatrzenia zgłoszenia. Informacje zachowywane jako dowód konkretnego sporu podlegają kryterium roszczeń powyżej. Retencja logów przechowywanych przez dostawców nie została potwierdzona. |
| HMAC historii wykorzystania triala | Wyłącznie dla egzekwowania jednorazowego okresu próbnego. Mechanizm czyszczenia przewiduje próg 36 miesięcy od usunięcia konta, ale wykonywanie tego limitu nie zostało potwierdzone; nie przedstawiamy go jako gwarantowanego terminu usunięcia. |
| Kopie zapasowe i odtworzone kopie testowe | Usuwane ręcznie, bez zbędnej zwłoki, w ramach realizacji dyspozycji salonu; może to obejmować całą kopię. Do tego czasu zabezpieczone i wyłączone z bieżącego wykorzystania. Przy odtworzeniu dyspozycję usunięcia stosuje się ponownie przed operacyjnym wykorzystaniem danych. |
Kod przewiduje ponadto progi czyszczenia części danych operacyjnych: 12 miesięcy od utworzenia, danych demonstracyjnych: 24 godziny, części niezweryfikowanych kont: 30 dni oraz rekordów ograniczeń uwierzytelniania: 48 godzin po zakończeniu okna ograniczenia. Są to progi kwalifikacji do czyszczenia, nie potwierdzone terminy automatycznego usuwania.
Przesłane pliki bez jednoznacznego przypisania lub współdzielone wymagają ręcznego rozstrzygnięcia, aby nie usunąć danych innych salonów. Wyjątek od usuwania dotyczy wyłącznie informacji, których zachowanie ma konkretną podstawę prawną.
8. Cookies i pamięć przeglądarki
Platforma wykorzystuje mechanizmy niezbędne do logowania, ochrony formularzy i obsługi konta, w tym:
__Host-appointhero_session— uwierzytelnianie użytkownika; cookie sesyjne, bez ustawionego Max-Age; token uwierzytelnienia jest ważny do 24 godzin;__Host-appointhero_csrf— ochrona przed żądaniami CSRF; do 24 godzin;pending_verificationipending_password_reset— obsługa procesów weryfikacji i odzyskiwania konta; do 24 godzin;last_dashboard_path— zapamiętanie ostatnio odwiedzonej części panelu w ramach sesji przeglądarki.
Do kontynuowania rozmowy po odświeżeniu strony wykorzystywana jest pamięć sesji przeglądarki (sessionStorage). Widget salonu zapisuje identyfikator rozmowy i maksymalnie 10 ostatnich wiadomości pod kluczem właściwym dla danego chatbota i trybu publicznego lub podglądu. Publiczny asystent AppointHero zapisuje do 4 ostatnich wiadomości pod kluczem agx_public_chat_session_v1. Treści są ograniczone do 1000 znaków wiadomości użytkownika i 6000 znaków odpowiedzi.
Odczyt i zapis rozpoczyna się dopiero po otwarciu czatu lub wysłaniu wiadomości. Zablokowanie pamięci przeglądarki nie wyłącza czatu, ale uniemożliwia przywrócenie kontekstu po odświeżeniu. W sessionStorage nie są zapisywane tokeny zarządzania rezerwacją, stan formularza rezerwacji ani preferencje wyglądu. Nie jest wykorzystywany localStorage do trwałego zapisywania rozmowy. Dane sesyjne są odseparowane od innych sesji kart zgodnie z działaniem przeglądarki; przeglądarka może odtwarzać sesję po ponownym uruchomieniu lub kopiować jej początkowy stan przy otwieraniu powiązanej karty. Nie deklarujemy gwarantowanego usunięcia w chwili zamknięcia okna.
Stan otwarcia asystenta i zamknięcia podpowiedzi pozostaje wyłącznie w pamięci bieżącej strony. Poprzednie wersje mogły pozostawić wpisy localStorage; nowa wersja ich nie odczytuje ani nie zapisuje. Użytkownik może usunąć je w ustawieniach danych witryny. Przechowywanie kontekstu w przeglądarce nie zastępuje zasad retencji rozmów w bazie danych i u dostawców.
SessionStorage podlega tym samym wymaganiom zgody na zapis/odczyt informacji w urządzeniu co inne technologie przechowywania. Wyjątek może dotyczyć wyłącznie danych niezbędnych do usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Sam sesyjny charakter pamięci nie przesądza zastosowania wyjątku. Zapisany identyfikator rozmowy służy jej kontynuacji i nie jest wykorzystywany w zdarzeniach statystycznych widgetu; te korzystają z odrębnego identyfikatora istniejącego wyłącznie w pamięci bieżącej strony. Dla ograniczonej pamięci kontekstu czatu uruchomionego przez użytkownika stosujemy wyjątek z art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej. Wyjątek ten nie obejmuje automatycznie analityki ani marketingu.
Samo pobranie zasobu z zewnętrznego serwera nie przesądza obowiązku zgody na cookies. Ewentualne dodatkowe mechanizmy śledzące wymagają odrębnej podstawy i, gdy wymagają tego przepisy, uprzedniej zgody. Pobieranie zasobów ujawnia odbiorcy dane techniczne żądania nawet bez cookies.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują — na zasadach przewidzianych w RODO — prawa do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu;
- wycofania zgody, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Kontakt w sprawach danych, których administratorem jest AppointHero: kontakt@appointhero.com.
W sprawach danych klientów salonów należy co do zasady kontaktować się z właściwym salonem. AppointHero wspiera salon w realizacji jego obowiązków.
10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne ograniczające ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty lub nieuprawnionego ujawnienia danych, w tym zabezpieczenia uwierzytelniania, kontrolę dostępu i mechanizmy przeciwdziałania nadużyciom.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Niektóre informacje są jednak niezbędne do utworzenia konta, realizacji umowy, dokonania rezerwacji lub udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwia wykonanie danej czynności.
12. Aktualizacje dokumentu
Polityka prywatności może być zmieniana w związku ze zmianami przepisów, dostawców usług lub sposobu przetwarzania danych.
Aktualna wersja będzie udostępniana na stronie https://www.appointhero.com.